Phương pháp PARA trong tổ chức thông tin hiệu quả

Phương pháp PARA trong tổ chức ghi chú Obsidian hiệu quả

Phương pháp PARA trong tổ chức ghi chú Obsidian hiệu quả

Bạn có bao giờ cảm thấy mất kiểm soát trước lượng thông tin khổng lồ mà bạn tiếp nhận hàng ngày và băn khoăn về cách tổ chức chúng một cách hiệu quả chưa? Có lúc bạn đã dành nhiều thời gian để tạo ra hàng tá file và ghi chú, nhưng cuối cùng lại không thể tìm thấy chúng khi cần thiết? Nếu câu trả lời là có, thì phương pháp PARA sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách có hệ thống và hiệu quả.

Phương pháp PARA là một phần nội dung quan trọng trong cuốn sách Building a Second Brain của tác giả Tiago Forte, hiện tại chưa có bản dịch giới thiệu tới độc giả Việt Nam. Nội dung này được tóm tắt và dịch theo giọng văn của tôi từ nguyên tác sách để giới thiệu tới bạn độc một cách rộng rãi về phương pháp tổ chức thông tin hữu ích này. Bạn có  thể mua ebook tại Amazon để ủng hộ tác giả và tìm hiểu thêm nhiều nội dung thú vị khác trong trong sách, link ở cuối bài. Tác giả cũng có kênh Youtube chia sẻ về productivity khá thú vị.

Giới thiệu

Phương pháp PARA giúp bạn tổ chức thông tin một cách ngăn nắp và sẵn sàng cho việc sáng tạo mà không tốn quá nhiều công sức để bắt đầu. Nó đã được giới thiệu trong cuốn sách Building a Second Brain của tác giả Tiago Forte, mà tôi đã đọc khi tìm hiểu về cách sử dụng Obsidian. Tôi đã thay đổi và tối ưu cách thức tổ chức thông tin nói chung và hệ thống ghi chú của mình với Obsidian theo thời gian. Hiện tại, tôi đang thử nghiệm kết hợp giữa Zettelkasten, PARA và Digital Garden. Tuy nhiên, tôi nhận thấy không có phương pháp nào hoàn hảo, mỗi phương pháp chỉ thực sự hiệu quả khi được sử dụng đúng ngữ cảnh và mục đích. Kết hợp giữa PARA và Zettelkasten giúp tôi hình thành một phương pháp tổ chức thông tin hoàn thiện, bắt đầu từ việc thu thập, phân loại và sáng tạo ra kiến thức theo cách của riêng mình dựa trên các thông tin bạn tiếp nhận được. Nói một cách dễ hiểu, việc thu thập thông tin tương tự như khi bạn “hít vào” còn tạo ra kiến thức của riêng bạn chính là “thở ra”. Sẽ thật khó nếu bạn chỉ chăm chăm hít vào mà không thở ra phải không nào?

Phương pháp PARA là một bài viết chi tiết trong loạt bài về Hướng dẫn sử dụng Obsidian toàn tập bạn có thể sẽ quan tâm. Ngay bây giờ, hãy cùng tìm hiểu về phương pháp PARA nhé.

Phương pháp PARA là gì?

PARA là viết tắt của “Projects” (Dự án), “Areas” (Lĩnh vực), “Resources” (Tài nguyên) và “Archives” (Lưu trữ). Đây là bốn phân loại chính mà tác giả Tiago Forte đề xuất chúng ta nên sử dụng để tổ chức thông tin trong cuộc sống và công việc của mình.

Phương pháp PARA | Building a Second Brain – Tiago Forte

Projects (Dự án) – Những điều bạn “đang thực hiện”

Dự án là những nỗ lực ngắn hạn mà chúng ta đang thực hiện. Đây có thể là các dự án trong công việc, dự án cá nhân của bạn. Dự án có đặc điểm là chúng luôn cần xác định thời gian bắt đầu và kết thúc cũng như có một đầu ra cụ thể khi hoàn thành. Để các bạn dễ hình dung, đây là một số ví dụ:

  • Dự án trong công việc: quảng bá sản phẩm mới, cập nhật chính sách giá, vv
  • Dự án cá nhân: học lập trình, tham gia giải chạy marathon, mua sắm nội thất, vv
  • Dự án phụ: mua microphone không dây, viết bài mới trên blog, vv

Bạn có thể thoải mái đề ra nguyên tắc phân loại cho mình miễn là nó phản ánh cách thức bạn tư duy và ghi nhớ các thông tin để dễ tìm lại khi cần. Hãy bắt đầu với thư mục đầu tiên là Dự án này nhé.

Areas (Lĩnh vực) – Những điều bạn quan tâm trong cuộc sống

Lĩnh vực là những trách nhiệm dài hạn cho các lĩnh vực trong cuộc sống mà chúng ta quan tâm và muốn quản lý. Đó có thể là lĩnh vực công việc, sở thích cá nhân của bạn.

Area quan trọng tương đương Project nhưng có đặc trưng là chúng không xác định thời điểm kết thúc cố định, ví dụ tài chính cá nhân, phát triển bản thân, vv. Chúng tồn tại theo thời gian miễn là chúng ta còn sống trên đời và còn quan tâm chúng. Trong công việc có một số lĩnh vực phổ biến như Marketing, Bán hàng, Tuyển dụng, Quản lý đội nhóm, vv. Trong đời sống cá nhân, các lĩnh vực có thể là Phát triển bản thân, Sức khỏe, Tài chính, Mối quan hệ, vv.Trong thư mục này, hãy bắt đầu lưu trữ tất cả các nội dung liên quan đến lĩnh vực bạn quan tâm.

Resources (Tài nguyên) – Những điều tôi nhắc đến trong tương lai

Tài nguyên bao gồm bất kỳ thông tin hữu ích nào mà bạn muốn lưu trữ và tham khảo trong tương lai. Đây có thể là các chủ đề bạn quan tâm, tài liệu, dự án nghiên cứu, hay thậm chí những sở thích và niềm đam mê cá nhân.

Để cấu trúc thư mục Tài nguyên, bạn có thể bắt đầu với một số câu hỏi:

  • Chủ đề gì bạn quan tâm? Học ngoại ngữ, Thiết kế nội thất, Khóa học ChatGPT, vv
  • Bạn đang nghiên cứu chủ đề gì? Xây dựng thói quen, Ghi chú, Quản lý dự án, vv
  • Những thông tin nào bạn cho là có ích và có thể dùng đến? Kế hoạch chuyến đi, mục tiêu trong cuộc sống, kiến thức đầu tư
  • Bạn có sở thích, đam mê gì? Coffee, Phim, truyện tranh

Mỗi một nhóm thông tin trên, bạn hoàn toàn có thể tổ chức thành một thư mục để tiện sử dụng. Bạn không nhất thiết phải áp dụng một khuôn mẫu hay nguyên tắc cứng nhắc nào không phải của mình. Hãy là chính mình, miễn là nó gọn gàng và hỗ trợ quá trình tư duy của bạn là được.

Archives (Lưu trữ) – Việc đã hoàn thành hoặc ngừng làm

Lưu trữ là nơi chúng ta đặt những mục không còn hoạt động từ 3 nhóm phân loại trên. Đây có thể là các dự án đã hoàn thành, lĩnh vực không còn quan tâm, hoặc nguồn tài nguyên không còn sử dụng thường xuyên. Khi sử dụng Obsidian, tôi tạo riêng 1 thư mục nhỏ có tên /src trong thư mục Lưu trữ này để giữ cho các file đính kèm một cách ngăn nắp mà không lẫn với các hệ thống thư mục và file được lưu trữ. Lưu trữ không có nghĩa là bạn để nó lộn xộn, bởi một ngày nào đó bạn có thể sẽ phải tìm lại chúng, do vậy mọi thứ nên được ngăn nắp và chúng ta nên “làm đúng ngay từ đầu”.

Với PARA, chúng ta có một cấu trúc đơn giản để định vị và tổ chức thông tin của mình. Bạn có thể tạo ra các thư mục hoặc sổ ghi chú tương ứng với từng phân loại này trong thiết bị của mình.

Phương pháp PARA giúp gì cho bạn?

Sau khi nắm bắt cơ bản về phương pháp PARA, bạn có thể đã tự hỏi rằng PARA có thực sự giúp gì cho bạn không. Đây là một số lợi ích bạn có thể nhận được:

  1. Dễ dàng tìm kiếm: Bằng cách sắp xếp thông tin theo phương pháp PARA, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy những gì quan trọng khi cần thiết. Không còn mất thời gian “khai quật” mớ hỗn độn những file và ghi chú mỗi khi bạn cần tìm thứ gì đó.
  2. Tập trung hiệu quả: PARA giúp bạn tập trung vào công việc và mục tiêu quan trọng nhất. Hệ thống PARA được thiết kế để phục vụ cho việc sáng tạo và hành động thay vì lưu trữ và sắp xếp đơn thuần. Bạn có thể dễ dàng tập trung vào hiện tại bằng cach phân loại và xác định những gì thực sự cần thiết cho dự án và lĩnh vực mà mình đang làm nhưng cũng cho bạn khoảng trống để chuẩn bị cho tương lai bằng cách lưu trữ những gì có thể bạn sẽ cần nhưng hiện tại chưa dùng đến. Bằng cách này, mọi thứ trong cuộc sống của bạn đều có “ngôi nhà cho chúng”.
  3. Tạo không gian ngăn nắp và cảm hứng làm việc: Hãy thử tưởng tượng một không gian làm việc ngăn nắp, gọn gàng được tổ chức tốt để bạn phát huy cảm hứng sáng tạo thay vì ngụp lặn trong mớ ‘rác’ mà bỏ đi không nỡ, giữ lại cũng không đành sẽ khác biệt thế nào với cuộc sống của bạn.

PARA trong thực tế

Cách tôi sử dụng phương pháp PARA

Bạn có thể sử dụng PARA để tổ chức thông tin đa mục đích, cá nhân tôi sử dụng phương pháp này chủ yếu trong Obsidian để hệ thống kiến thức cá nhân của mình và biến nó thành cấu trúc được sắp xếp có mức độ tập trung cao và chặt chẽ phục vụ cho quá trình tư duy.
Trong hình minh họa dưới đây là cấu trúc thư mục Obsidian tổng quát mà tôi đang sử dụng. Tôi sử dụng cấu trúc này để tổ chức ghi chú theo ba nhóm mục đích:

  • Journal để ghi lại những trải nghiệm, sự kiện diễn ra xung quanh và những điều mình học được. Đây là những nội dung tôi viết cho chính bản thân mình.
  • Zettelkasten (Flip box): Chuyên dùng cho mục đích sáng tạo nội dung và tự học. Các ý tưởng sau khi được ghi lại dưới dạng bản nháp sẽ được tạo trong mục Collect. Khi có thời gian ngồi vào máy tôi sẽ phân loại các bản nháp này vào các mục tương ứng với PARA. Cuối cùng, mọi thông tin được lưu trữ ở đây sẽ dành cho mục đích tạo ra nội dung mới/kiến thức mới. Nội dung này có thể là bài blog mới, video youtube hoặc những chia sẻ trên mạng xã hội. Hiện tại cũng có chút thay đổi khi tôi sử dụng Digital Garden, nơi mà tôi lưu trữ những kiến thức học và lưu trữ một cách công khai (trừ những thông tin không muốn chia sẻ vẫn ở lại với cấu trúc của Vault này).
  • PARA: kết hợp phương pháp này với Zettelkasten để có một cấu trúc phân loại các ghi chú chặt chẽ.
Phương pháp PARA trong tổ chức thông tin hiệu quả

Một số tips để bắt đầu với phương pháp PARA

  1. Tách biệt bước thu thập thông tin và sắp xếp.
    Việc này giúp bạn giảm áp lực phải phân loại thông tin khi ý tưởng mới hình thành, thường gây cảm giác khó chịu và giảm hứng thú viết lách của mình. Để mọi thứ đơn giản, hãy tập trung vào việc ghi chép, thu thập kiến thức và đưa chúng vào thư mục Collect như tôi nhắc đến ở trên. Trong sách, tác giả Tiago Forte khuyên độc giả đặt chúng vào thư mục Inbox do bạn tạo trong các ứng dụng ghi chú. Điều này đồng nghĩa với việc PARA không phải là hệ thống sử dụng độc lập hoàn toàn mà vẫn cần kết hợp một số bước, phương pháp khác để tạo ra giải pháp toàn diện. Tôi chọn kết hợp nó với Zettelkasten.
  2. Đặt câu hỏi để quyết định file của bạn nên đặt ở “ngôi nhà” nào
    Bắt đầu theo thứ tự từ trên xuống dưới, bạn có thể tự hỏi mình những câu hỏi sau:
    • Thông tin này sẽ hữu ích nhất với Dự án nào?
    • Nếu không, nó sẽ hữu ích nhất cho Lĩnh vực nào bạn quan tâm?
    • Nếu không, nó thuộc nhóm Tài nguyên nào bạn dự định sẽ sử dụng?
    • Nếu không, hãy yên tâm đặt nó vào thư mục Lưu trữ.

Nói một cách khác, bạn sẽ muốn đặt thông tin mà mình có được không chỉ là ở thư mục nào nó hữu ích nhất nhưng cũng đồng nghĩa với việc đặt ở đâu để chúng được sử dụng nhanh nhất. Theo thứ tự trên, Dự án sẽ là nơi bạn sớm sử dụng thông tin thu thập được nhất, trong khi Lưu trữ sẽ là nơi bạn ít muốn thấy chúng nhất.

Tổ chức thông tin giống cách bạn sắp xếp một gian bếp

“Mọi thứ trong gian bếp của bạn được thiết kế và sắp xếp để giúp cho viẹc chuẩn bị bữa ăn một cách hiệu quả nhất. Lưu trữ giống như ngăn đông của tủ lạnh – nơi đồ ăn được bảo quản cho đến khi cần sử dụng, việc này có thể diễn ra trong một thời gian dài. Tài nguyên giống như tủ đựng thức ăn—có sẵn để sử dụng trong bất kỳ bữa ăn nào bạn làm, nhưng trong thời gian chờ đợi, vẫn cần được bố trí gọn gàng và khuất tầm nhìn. Lĩnh vực giống như ngăn mát tủ lạnh – nơi những món đồ mà bạn định sử dụng tương đối sớm và muốn kiểm tra chúng thường xuyên. Các Dự án giống như xoong nồi đang nấu trên bếp—những món đồ mà bạn đang tích cực chuẩn bị ngay bây giờ. Mỗi loại thực phẩm được sắp xếp theo mức độ dễ tiếp cận để bạn chế biến các bữa ăn mà bạn muốn.”

Kết luận

Qua ví dụ so sánh gần gũi trên của tác giả, hy vọng bạn đã nắm bắt được những điều tinh túy nhất từ phương pháp PARA và sẵn sàng áp dụng nó vào cuộc sống của mình. Hãy tận dụng cơ hội để tổ chức thông tin một cách thông minh và đi xa hơn trong cuộc sống và công việc của mình!

Hãy để lại bình luận của mình để chia sẻ về trải nghiệm của bạn với PARA cũng như cách thức tổ chức thông tin hiệu quả nhất với bạn! Nếu thấy bài viết này hữu ích, hãy để lại đánh giá 5 sao và chia sẻ nó đến nhiều người được biết hơn nhé. Cám ơn bạn đã dành thời gian đọc hết bài viết này. 

Tên sách: Building a Second Brain: A Proven Method to Organise Your Digital Life and Unlock Your Creative Potential
Tác giả: Tiago Forte
Nguyên tác tiếng Anh: Amazon.

5/5 - (1 vote)
Exit mobile version